¿Qué sigue para el trabajo flexible?

El trabajo flexible es un tema de actualidad en los lugares de trabajo actuales, especialmente después de los cambios en muchos patrones de trabajo provocados por la pandemia de Covid. Muchos empleadores luchan por lograr el equilibrio adecuado cuando se trata de garantizar que sus empleados se beneficien tanto de la atmósfera inmersiva y colaborativa que puede brindar el trabajo de oficina en persona como de la flexibilidad y las oportunidades de productividad enfocada que puede brindar el trabajo desde casa. En este artículo exploramos los desarrollos legales recientes en materia de trabajo flexible y brindamos algunos elementos de reflexión sobre su implementación para los empleadores.

Cambios en el trabajo flexible y el borrador del Código de prácticas de ACAS

El régimen de trabajo flexible cambiará en abril de este año, con la introducción de la Ley de Relaciones Laborales (Trabajo Flexible) de 2023. Aunque esto no llega tan lejos como la intención original del Gobierno de hacer que el trabajo flexible sea la opción predeterminada, los cambios aún tienen la potencial para impactar significativamente las solicitudes y cómo se manejan. En particular:

  • El derecho a solicitar un trabajo flexible se convertirá en un derecho del primer día (es decir, los trabajadores ya no necesitarán ningún requisito de servicio para realizar una solicitud).
  • Los empleadores tendrán dos meses para responder (en lugar de tres meses) y deberán consultar con los empleados antes de tomar una decisión.
  • Los empleados podrán presentar dos solicitudes de trabajo flexible en cualquier período de 12 meses en lugar de una.
  • Los empleados ya no tendrán que explicar el impacto de su solicitud.

Para complementar esto, Acas ha publicado recientemente un borrador revisado Código de prácticas sobre solicitudes de trabajo flexible (el Código), también se espera que entre en vigor en abril de 2024, seguido de directrices no reglamentarias. El incumplimiento del Código no implica en sí mismo que una organización esté sujeta a acciones judiciales, pero los Tribunales Laborales lo tendrán en cuenta.

El Código aclara que:

  • Si un empleador decide aceptar en su totalidad la solicitud escrita de trabajo flexible de un empleado, no necesita consultar al empleado.
  • Si un empleador no puede satisfacer la solicitud de un empleado en su totalidad, el empleador y el empleado deben discutir cualquier posible modificación de la solicitud original u opciones alternativas de trabajo flexible. También puede ser útil discutir si sería apropiado un período de prueba.
  • Si bien no existe ningún derecho legal para que un empleado apele contra una decisión de trabajo flexible, es una buena práctica permitirlo (usando a un gerente diferente para escuchar el caso siempre que sea posible).
  • Si un empleado no asiste a una reunión y a una reunión reprogramada sin una buena razón, “el empleador podrá considerar desistida la solicitud”.

Un empujón para volver a la oficina

Curiosamente, si bien la intención del Gobierno es dar “a millones de trabajadores británicos más flexibilidad sobre dónde y cuándo trabajar” (ver su presione soltar), al mismo tiempo parece que muchos empresarios están presionando para volver a una mayor asistencia a la oficina.

A Encuesta sobre perspectivas de los directores ejecutivos de KPMG para 2023 encontró que el 64 por ciento de los directores ejecutivos encuestados anticipan un regreso completo a la oficina dentro de tres años, y el 87 por ciento de los directores ejecutivos dicen que es más probable que recompensen a los empleados que ingresan a la oficina. Recientemente, el bufete de abogados Slaughter and May llegó a los titulares por supuestamente planear monitorear la asistencia del personal a la oficina y «nombrar y avergonzar» a quienes no cumplen. No están solos: EY, Citigroup y JPMorgan están todos dicho seguir a los empleados en un movimiento hacia una asistencia a la oficina más estricta.

El Tribunal de Trabajo considera la presencialidad en la oficina

En este contexto, los empresarios estarán interesados ​​en el caso de Miss Wilson contra la Autoridad de Conducta Financiera (FCA). En este caso, un Tribunal Laboral consideró la negativa de la FCA a permitir que un empleado senior trabajara de forma totalmente remota.

A modo de breve antecedente: la FCA rechazó una solicitud realizada por Miss Wilson en diciembre de 2022 para trabajar completamente desde casa porque creía que iría en detrimento de la calidad y el desempeño de su trabajo como alta directiva. Se pidió al Tribunal Laboral que considerara si la FCA había basado su decisión en hechos incorrectos. El ET concluyó que la FCA realmente consideró la solicitud de la señorita Wilson y no se equivocó al concluir que si la señorita Wilson trabajara desde casa a tiempo completo, esto iría en detrimento de su capacidad para supervisar y apoyar a sus colegas, participar en eventos y reuniones en persona. en la oficina y dar la bienvenida a nuevos miembros del personal, entre otras responsabilidades.

Esta decisión es útil para confirmar que las decisiones sobre trabajo flexible siguen siendo responsabilidad de los empleadores. Siempre que un empleador considere una solicitud de acuerdo con el esquema legal, “no hay derecho a exigir que un empleador permita que un empleado trabaje exclusivamente a distancia”.

Sin embargo, se aplican las salvedades habituales: este caso consideró un punto legal muy específico y no consideró cuestiones como el despido improcedente o la discriminación indirecta. Además, no otorga a los empleadores el derecho a adoptar una negativa general al trabajo a distancia: el juez reconoció que el debate sobre si es mejor el contacto presencial o virtual diferirá de un empleador a otro y que “puede darse el caso de que cada situación requiere su propia consideración”.

Pensamientos para los empleadores

Entonces, ¿qué deberían hacer los empresarios cuando, por un lado, desean fomentar una mayor asistencia a la oficina, pero, por otro, se enfrentan a un mayor número de solicitudes de trabajo flexible? Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta:

  • A pesar de los cambios que se han realizado en el régimen de trabajo flexible, los empleadores aún pueden rechazar solicitudes de trabajo flexible por una de las ocho razones legales, incluidos costos adicionales, capacidad para satisfacer la demanda de los clientes y un impacto perjudicial en la calidad y el desempeño. Si rechazan una solicitud, es importante que los empleadores puedan articular y demostrar una razón comercial clara para hacerlo.
  • Cuidado con las políticas generales. Si bien el nuevo régimen de trabajo flexible no exige que los empleadores acepten todas las solicitudes de trabajo flexible, sí deben considerar cada solicitud caso por caso, teniendo en cuenta las circunstancias individuales. Este requisito incluye consultar con los empleados y explorar opciones alternativas.
  • Es particularmente importante considerar las solicitudes dentro del contexto de la Ley de Igualdad de 2010. Los empleadores deben ser conscientes de cómo las características protegidas de los empleados pueden influir en su decisión de presentar una solicitud de trabajo flexible. Por ejemplo, se ha aceptado por ley que existe una disparidad en el cuidado de los niños entre hombres y mujeres, lo que puede dificultar que las mujeres cumplan con ciertos patrones o arreglos laborales. Por lo tanto, los empleadores deberían ser conscientes del riesgo potencial de discriminación indirecta en tales casos.
  • Sin embargo, todavía es posible rechazar una solicitud de trabajo flexible en tales circunstancias, siempre que un empleador pueda demostrar que era un medio proporcionado para lograr un objetivo legítimo (justificación objetiva). Para obtener más información sobre esto, consulte nuestro blog. justificar decisiones laborales flexibles.
  • Recuerde, los empleadores tienen el deber separado de implementar ajustes razonables para cualquier personal discapacitado según la Ley de Igualdad. Si un ajuste es razonable, no es posible justificar su no realización.
  • Las solicitudes de trabajo flexible deben considerarse de manera oportuna (teniendo en cuenta la reducción a dos meses en abril) y los empleadores deben asegurarse de que sus gerentes comprendan sus responsabilidades a la hora de atender las solicitudes (una cuestión que provocó un retraso en el caso de la FCA).
  • Cuando se trata de hacer cumplir el regreso a la oficina, el punto de partida será examinar los contratos de trabajo de los empleados. Si estos establecen que su lugar de trabajo es la oficina, puede haber margen para argumentar que es una instrucción administrativa razonable exigir a los empleados que regresen a trabajar en la oficina. Cualquiera que ignore esa solicitud podría estar sujeto a medidas disciplinarias, aunque, por supuesto, eso debería manejarse con cuidado y, por las razones anteriores, se deben evitar políticas generales estrictas.
  • Cualquier seguimiento de los empleados o de los datos de asistencia debe realizarse respetando la protección de datos y los principios del RGPD.

Es probable que el debate sobre el trabajo flexible y el regreso a la oficina sea un tema clave en 2024, que requerirá un manejo cuidadoso por parte de los empleadores. Como juez en Miss Wilson contra la Autoridad de Conducta Financiera reconoció, “este es un caso que plantea una cuestión clave en el lugar de trabajo moderno y que sin duda será objeto de litigios continuos”.

Agradecemos a Jessica Bennett, actual aprendiz del equipo, por su ayuda en la preparación de esta sesión informativa.

Esta publicación es un resumen general de la ley. No debe reemplazar el asesoramiento legal adaptado a sus circunstancias específicas.

© Farrer & Co LLP, febrero de 2024


Sobre los autores


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Amy Wren

Asesor principal

Amy es asesora senior y abogada especializada en el equipo de empleo, brinda apoyo legal técnico experto al equipo y lidera su función de conocimientos. Dada la naturaleza cambiante de la legislación laboral, Amy se asegura de que el equipo esté a la vanguardia de todos los cambios legales y pueda brindar el mejor asesoramiento posible a nuestros clientes.

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